一、智能檔案庫房對檔案的管理更有序、無憂

智能檔案庫房具有獨特的保護系統，它可以通過紅外檢測、監控錄像、門禁、報警等達到對檔案高度的和保密，不僅可以檢測到人員的出入，還能實時遠程獲取到到檔案的存取息，真正做到了防盜。智能檔案庫房除了對檔案有保護的能力，還對人體有一定的保護，比如防傾倒、漏電保護、防擠壓保護等等。

二、智能檔案庫房對檔案的管理更數字化。

智能檔案庫房自身就具有數據庫系統以及條碼管理系統，數據庫系統的建立，對檔案可以有效的進行備份，保證了電子檔案和實體檔案長時間的存儲，即使實體檔案出現丟失和受損的情況，它也能夠輕松調出電子檔案。此外，通過庫房的條碼系統，可以實現對檔案進行自動盤點，出庫、入庫、查漏、補缺都更加快捷。

三、智能檔案庫房比普通密集架更“智”

智能檔案庫房的發展是基于普通密集架的，相比普通手動密集架，智能檔案庫房充分利用了先進的智能技術，增加了多個智能管理系統，實現了檔案的智能化存取、實現了智能調節溫度和濕度、實現了對庫房空氣質量的檢測，在一定程度上減少了人工的工作時間和精力，有效的提高了工作效率。

智能檔案室的建設要素：
所謂智能檔案室,按照國際上較為流行的說法,就是“通過對建筑的4個基本要素,即結構、系統、服務和管理,以及它們之間的內在聯系,以優化的設計,提供一個合理,又擁有率的優雅舒適、便利快捷、高度的環境空間”.換句話說,就是要以計算機網絡系統為核心,將建筑技術、計算機技術、通技術、控制技術、電子技術、監視技術和現代管理技術等眾多相關的新技術緊密結合,有機集成,實現設備控制、通、辦公、消防、安保等管理的自動化.
目前,隨著智慧城市的建設,智能化檔案室的建設也迫在眉睫,檔案庫房一體化智能管理系統需要具有檔案庫房內所有設備進行一體化管理,設備包括智能密集架、恒溫恒濕設備、定位傳感器、空氣凈化消毒設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、智能燈光照明設備、視頻監控設備等集中一體化管理,以統一專用設備接口接入庫房局域網總線,各功能設備獨立運行的同時,根據設定邏輯和特定要求聯動運行,實現檔案的智能化存取、檔案庫房溫濕度的智能調節、檔案庫房空氣質量的采集及凈化,有效地保證了檔案的與壽命.
另外,標準的檔案室建設要嚴格按照檔案保護的“九防”(防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染、防高溫)要求而建設的,其目的是使檔案庫房環境更舒適、檔案存放更、檔案管理更、人員身體更.