iso9000:2015認證顧客溝通的內容和方式 4.1 溝通的內容 4.1.1 外部信息 a) 與顧客有關的溝通（如合同、訂單等）； d) 與供應商有關的溝通（如采購合同、訂單、進貨不合格等）； c) 與其他相關方的溝通（如政府監管部門等）； 4.1.2 內部信息 a）公司質量方針、質量目標的溝通； b) 公司領導層的決議，包含經營管理目標、公司戰略規劃及發展方向等； c) 各種會議精神的傳達； d) 本公司經營、生產和管理過程中發現的異常信息，包括質量、進度、成本、員工意識等； e）有關經營管理績效及改進的溝通； f) 本公司重要事項的報告,重要事項主要指： 1）重大招、投標事項和合同評審； 2）重大合同項目的技術交底； 3）公司新產品開發進程、試驗、確認情況； 4）重要顧客對公司現場考評； 5）重大產品質量事故； 6）重大人身傷亡和設備損壞事故； 7）重大生產或管理項目的整改結果。 g）其他需要溝通的日常工作 4.2 內部溝通的主要方式 a) 口頭（含電話）方式溝通──適用于需立即溝通或不需要留有證據的溝通事項； b) 書面方式溝通（含電子信息溝通）──包括：郵件、企業、通知/通報、會議紀要、溝通聯絡函、書面報告、公告欄以及各程序文件中規定的用于相互傳遞的記錄； c) 會議方式溝通──公司需要定期召開或者臨時召開的會議 d) 其他方式溝通──如員工關愛訪談、員工績效面談、員工的合理化建議等。 4.3 外部溝通 4.3.1銷售部和成套綜合辦負責與客戶有關的溝通，詳見《與顧客有關的過程控制程序》； 4.3.2采購部負責與供應商有關的溝通，詳見《供應商管理控制程序》； 4.3.3 其他相關方的溝通職責詳見《組織環境及相關方需求控制程序》； 4.3.4 以上部門負責相關信息的接收，并將接收到的信息進行處理和報告，必要時應保留書面材料，需要內部其他部門協助進行完成的，由信息接收部分負責組織協調。 4.4內部溝通 4.4.1會議溝通 4.4.1.1公司級例會：對于公司系統性工作采用例會的形式進行溝通，公司確定的例會內容及召開頻次要求如下： 例會名稱 會議主題 會議時間 負責人 參加人員 經營管理例會 經營管理工作總結、改進及下一步方向及計劃 每月一次 總經理 經理班子成員 管理 例會 對近一個月的管理工作進行總結、下一步工作部署、管理案例分享等 每月一次 管理/副總總監 中高層管理者及后備管理干部 質量 例會 討論近一個月的質量情況、顧客投訴、質量案例等（成套和元件分開召開） 每月一次 管理者代表 技術副總 中高層管理者、車間/技術/質檢相關人員 生產 調度會 生產進度管理情況 每月一次 生產副總/總監 生產管理中心相關管理人員以及采購、質檢、技術部門或其他相關部門人員 4.4.1.2部門級例會：部門級例會應保證每月至少召開一次，部門例會由部門經理主持，并留有《會議紀要》。 4.4.1.3 其他臨時性會議：臨時性會議由發起部門組織并通知會議議題內容、地點、時間、參加人員及會議主持人。根據會議內容及性質確定是否出具《會議紀要》。 4.4.1.4對于公司級例會，會后兩日內，由會議負責人安排人員將會議簡況、主要內容和會議精神進行整理，形成《會議紀要》，向會議負責人匯報后，將《會議紀要》或者相關的會議PPT上傳至OA，相關人員應及時查看，了解會議精神，執行會議決定，會議負責人應對會議上做出決定的工作進行檢查，保證會議各項工作落實。有特殊要求的會議按照要求執行。 4.4.2公司重要事項的溝通 公司重要事項應及時通過書面文件、公告、會議等形式溝通。 重要事項 提出報告部門 提出報告時間 報告上至人 報告下至人 報告方式 重要客戶參觀 接到通知部門 接到通知后及工作開展前1天 總經理 相關部門和人員 報告/通知 上級工作檢查及項目驗收 接到通知部門 接到通知后及工作開展前1天 總經理 相關部門和人員 報告/通知 重大合同 銷售部 成套綜合辦 得到可靠信息1個工作日內 總經理 合同評審的相關人員 報告/通知 重大項目技術交底 技術部 交底前 技術副總/總工 相關部門 報告 新產品 開發進度 技術部 重要節點 總經理及有關 副總經理 相關部門、車間 報告 重大質量事故 技術部/質檢部 當下口頭報告，三日內出書面報告 總經理 管理者代表 有關人員 分析報告 重大事故 生產部 當下口頭報告，三日內出書面報告 總經理/負責人/人事負責人 相關人員 調查報告 重大設備事故 生產部 當下口頭報告，三日內出書面報告 總經理 及生產副總 相關人員 調查報告 重大生產、 管理項目整改 主管部門 事前請示，整改完畢后書面報告 總經理 生產/管理副總 相關人員 工作總結 4.4.3員工意見和投訴溝通 4.4.3.1員工意見和投訴主要包含兩方面的內容： a）一是合理化建議。合理化建議是指任何員工個人或集體針對公司生產、經營或管理的任何環節所提出的具有可操作性的改進方法和措施。 b）二是員工投訴。員工投訴主要是指任何員工個人或集體針對公司生產、經營或管理的任何環節所提出的抱怨和不滿以及改進建議。 4.4.3.2針對合理化建議 公司合理化建議貫徹“全員參與” 的基本原則，以確保公司的持續改進，并對提出合理化建議的員工實施獎勵。 4.4.3.3針對員工投訴： 員工投訴的方式可以采用：直接投訴、電話/短信投訴、郵件投訴、意見箱投訴等，企管部負責員工投訴的處理，并根據員工投訴的情況進行調查，結合事件的影響程度以及公司的現狀作出是否需要改進的決定。所有員工投訴的內容應登記公司投訴臺賬，并上報公司總經理。

　房地產ISO9001認證在持續改進的實施過程中，我們重點抓了以下工作，促進質量管理體系的持續有效運行: 　　1. 房地產ISO9001認證始終堅持為主。IS09000標準強調，“所有的控制都應一針對減少和不合格，尤其是不合格。”對嚴重不合格項、一一般不合格項和觀察項所采取的糾正措施，雖然可以和減少問題的再發生，但是問題既然出現了，就必然已經造成了質量損失，產生了一定的成本沉沒，形成了一定的社會影。為主，即質量的優劣不是由檢驗決定的，而是通過過程形成的，因此質量管理要強調為主。要積極制定有效的措施，認真分析產品的規范及與產品質量有關的所有過程、操作、質量記錄、數據分析和顧客意見等，確定可能出現質量問題的根本原因，積極尋求和準確把握改進時機，預先一切可能產生不合格(包括潛在不合格)的因素，防患于未然。變事后控制為事中、事前控制，變間接控制為直接控制，即改變在偏差、問題出現，造成了一定損失和成本沉沒后，才采取糾正措施的事后控制，盡量通過提高管理人員的素質，使他們能敏銳地察覺到正在出現的問題并及時采取糾正措施，實現事前控制和過程控制.以減少偏差發生的概率。降低稅收成本。 　　2. 房地產ISO9001認證持續改進內審和管理評審。內審和管理評審是組織質量管理體系的主要自糾、自勵機制，是實現組織自我完善的重要管理手段。內審的目的是驗證質量管理體系文件的實施效果以及各項質量活動是否符合質量管理體系要求，確保質量管理體系的有效性。 　　3. 房地產ISO9001認證持續改進控制方法。質量管理體系運作模式的實質是制度化管理的思想，要求組織建立并保持文件化的質量體系，制作并保存質量記錄，通過對每項工作的目的、范圍、職責、程序、責任等方面予以梳理確認，確保每一項工作都能滿足5個W, 1個H，即做什么(WHAT)，由誰做(WHO)，何時做(WHEN)，何地做(WHERE)，為什么做(WHY),怎樣做(HOW)，從而使工作的考核標準(質量體系文件)、考核依據(質量記錄)、考核方法(內部質量審核)都明確化、制度化，形成制度化的管理體制。在體系運行過程中，必然產生大量的紙質記錄，雖然工作職責得到了落實，但帶來了相應的悖論:工作效率降低，行政成本增加。依托信息化管理手段，改進控制方法，成為提高管理效率的必由之路。 　　4. 房地產ISO9001認證持續改進體系文件。隨著質量管理體系的運行，作為質量管理體系運行依據和標準的質量手冊、程序文件和工作手冊也應當不斷修改和完善，原因一般有以下幾種情況:一是由于我們對標準理解的逐步深人，為了進一步提高體系文件的符合性而作修改;二是由于客觀環境變化，為了符合組織的實際情況，提高體系文件的適應性而作修改;三是由于內審、管理評審或第三方審核認證中發現了問題，為實施糾正措施而涉及到對體系文件進行糾正性修改;四是為了防止形成“兩張皮”，使體系文件與稅收管理相互協調一致，提高其協調性而進行修改。無論是哪一種修改，終都是為了保證體系文件的適宜性、充分性和有效性，并使體系文件具有更強的可操作性，進一步提高質量管理體系的運行效率。體系文件的持續改進依賴于員工的主觀能動性。組織的各個部門和全體員工都有不斷發現體系運行問題、不斷提出修改意見和建議的權力與義務。 　　5.房地產ISO9001認證 持續提高員工素質。以人為本，、協調、可持續發展，是科學發展觀的精粹，落實到具體的組織中，提高員工素質成為組織追求的一個永恒主題。人，作為生產力活躍的因素，其主觀能動性的發揮，直接影響著工作質量與效率。因此，我們利用學習型組織的創建、能力培訓工程的實施等契機，持續抓好員工的教育和培訓工作。在質量意識方面，努力營造企業文化，使全體員工對組織有歸屬感、認同感，自覺地把自己的工作同組織產品質量、成本、效益及顧客利益聯系起來，盡職盡責。在遵紀守規方面，加強員工對體系文件的學習，使全體員工都能理解和掌握體系文件的要求，嚴格按照質量手冊、程序文件和工作手冊的規定執行。同時，注意加強部門之間、工作之間的接口培訓與教育，使每一個責任人員都能分清自己的職貴。在工作方法方面，我們既注意對各類專門人員的培訓，如對內審人員的培訓，也注意對各種專門技術的培訓，如各類業務知識培訓，還特別注意對骨干力量和后備力量的培養，組織擁有一支質量意識高，責任感強，且訓練有素的干部隊伍，必然是質量體系有效運行重要的資源保證。